Nous participions le 12 mai dernier au #TruNormand, non pas le digestif mais bien une “non-conférence” dédiée au Recrutement qui se déroulait au Havre. Parmi les thèmes abordés lors de cet événement RH est apparu de manière récurrente la question du taux de réponse des candidats dans le processus de recrutement. Parmi les questions soulevées : Comment attirer les candidats ? Comment faire accepter le processus de candidature aux postulants pour de pas perdre de profil en route ? Qu’est-ce qu’un bon taux de réponse candidat ? En outre, avec la digitalisation du processus de recrutement, notamment par le biais de la généralisation de l’utilisation de l’entretien vidéo différé, on peut se demander ce qu’est un bon taux de réponse pour les entretiens en ligne.
Que de questions complexes me direz-vous ! Tout d’abord parce qu’un bon processus de candidature ne se construit pas en un jour, comme déjà évoqué dans notre article Bâtir un processus de candidature efficace. Ensuite, parce qu’il n’existe pas un taux de réponse idéal. Ce dernier dépend en effet de l’entreprise, du secteur dans lequel elle évolue et du poste dont il est question. Il ne s’agit donc pas ici d’identifier une sorte de taux de réponse “magique” qu’il faudrait atteindre à tout prix pour assurer le succès d’un processus de recrutement mais plutôt d’apprendre à viser un taux de réponse raisonnable en fonction du poste que vous proposez mais aussi en prenant en considération trois facteurs principaux :
- Votre taux de réponse candidat historique
- Votre marque employeur
- Où vous vous situez en terme d’application de bonnes pratiques
Comment booster votre taux de réponse candidat en ligne ?
#1. Commencez par estimer votre taux de réponse moyen
Le taux de réponse que vous obtenez traditionnellement au travers d’un processus de pré-sélection téléphonique vous fournira déjà une bonne base d’analyse. Le calcul à réaliser est somme toute assez simple : il s’agit du rapport du nombre d’entretiens téléphoniques effectivement réalisés rapporté au nombre de tentatives d’entretiens téléphoniques.
Maintenant que vous avez obtenu votre taux de réponse historique, vous avez une idée du taux de réponse que vous devriez obtenir.
Gardez toutefois à l’esprit que si votre taux de réponse pour un entretien en ligne est inférieur au taux de réponse que vous obtenez habituellement via une pré-sélection téléphonique, ce n’est pas nécessairement une mauvaise nouvelle. Les candidats qui ne sont pas vraiment motivés pour l’opportunité que vous proposez trouveront toujours une excuse pour s’exclure de votre processus de recrutement. Ce type de candidat prendra la tangente au moindre obstacle. Pas de regret à avoir donc.
#2. Evaluez votre marque employeur
Le premier facteur susceptible d’influencer le taux de réponse de vos candidats est votre marque employeur. En effet, vous ne serez pas surpris si l’on vous dit que les candidats ont plus tendance à aller au bout d’un processus de candidature d’entreprises qu’ils ont vraiment envie de rejoindre… Si le candidat lit ou entend des avis négatifs sur votre organisation, comment pourrait-il être suffisamment motivé pour aller jusqu’au bout du processus de recrutement ?
Ainsi, plus votre marque employeur est forte, plus votre taux de réponse candidat sera élevé.
Le processus d’entretien est clé dans la construction d’une marque employeur forte. Il se doit d’être structuré et standardisé (et donc cohérent d’un candidat à l’autre) pour aider votre entreprise à se distinguer des autres employeurs potentiels.
#3. De bonnes pratiques à suivre pour booster votre taux de réponse candidat
Etre attentif aux critères ci-dessous aura un impact significativement positif sur le taux de réponse de vos candidats :
1. La transparence
Un processus de recrutement transparent est la condition nécessaire d’une bonne expérience candidat. Hors de question donc d’embarquer le candidat dans un processus comportant de nombreuses étapes et étalé sur plusieurs semaines sans lui donner une quelconque visibilité sur le statut de sa candidature et le stade du processus auquel il se situe.
Il convient donc, même avant que le candidat ne postule, de lui indiquer sur votre site carrière les grandes étapes du processus de recrutement et à quoi il doit s’attendre à chaque étape du processus. L’idée est qu’il comprenne le plus tôt possible l’intérêt de chaque étape, combien de temps il devra consacrer à chacune d’elle et combien de temps il devra attendre pour passer d’une étape à l’autre.
Une fois que le candidat aura postulé, il devra recevoir plus de détails sur le poste, votre entreprise et la première étape de votre processus de recrutement. Ce faisant, le candidat saura exactement combien peut prendre tout le processus, qui il sera amené à rencontrer et combien d’épreuves l’attendent. C’est le meilleur moyen de recevoir des candidats préparés et rassurés par un processus structuré et cadré.
2. Le message
La façon dont vous allez présenter l’entretien vidéo différé à un candidat est essentielle. Les candidats doivent comprendre pourquoi l’entretien vidéo différé fait partie de votre processus de recrutement et en quoi cet entretien va leur être bénéfique. Partez du principe que l’entretien vidéo différé est un exercice nouveau pour eux. Il faut donc leur expliquer la raison de cette étape dans le processus. Comme le précise très bien Simon Sinek dans sa conférence TED “Comment les grands leaders inspirent l’action” (voir ci-dessous), la meilleure façon de remporter l’adhésion de n’importe quel interlocuteur n’est pas de leur parler du “Quoi” (“Nous vous demandons de passer un entretien vidéo différé“) mais bien du “Pourquoi” (Nous souhaitons vous laisser l’opportunité de vous exprimer plus tôt dans le processus de recrutement afin de mieux vous connaître, au-delà de votre CV. C’est pourquoi nous vous proposons de passer un entretien vidéo différé”)).
Le message que vous adressez à vos candidats est donc capital. Soyez particulièrement attentif à votre email d’invitation ainsi qu’aux messages d’introduction de l’entretien.
3. La réactivité
La réactivité dont vous ferez preuve envers vos candidats pendant le processus de recrutement une fois leur candidature envoyée contribue grandement à la qualité de l’expérience candidat. C’est un paramètre qui influence le taux de réponse que vous pourrez obtenir par la suite. Il n’est par exemple pas acceptable d’attendre 30 jours avant de revenir vers un candidat qui attend de vos nouvelles.
Le processus de recrutement est en quelque sorte une course contre la montre pour recruter les meilleurs profils. Si vous attendez trop, les talents iront voir si l’herbe est plus verte chez vos concurrents…
4. La cohérence
Lorsque vous commencez à intégrer l’entretien vidéo différé dans votre processus de candidature, il est naturel de devoir compter un petit temps d’adaptation pour l’ensemble des parties prenantes. Il ne s’agit pas d’essayer de faire “comme avant” avec un nouvel outil mais bien de faire évoluer sa façon d’aborder le processus de recrutement grâce à la technologie. Il est possible que certaines personnes se sentent quelque peu déstabilisées par l’utilisation d’un nouvel outil. Pour autant, il ne faut pas que cela vous inquiète.
Il se peut que certains de vos collaborateurs vous donnent en premier lieu des feedbacks négatifs sur ce nouveau processus. Il se peut également que les taux de réponse ne soient pas à la hauteur de ceux escomptés. Le réflexe naturel sera de retomber dans les bonnes vieilles habitudes en reprenant la pré-sélection téléphonique, etc. Ce qui saperait tout le travail entrepris en amont pour repenser votre approche du recrutement. Si vous-même ne vous en tenez pas aux étapes du processus que vous avez définies au préalable, comment les candidats pourraient-ils le respecter de leur côté ?
Notre conseil : persévérez même si la mise en place n’est pas spécialement aisée au départ ou si les feedbacks que vous recevez ne sont pas à la hauteur de vos espérances. Car vos responsables de recrutement s’apercevront bien vite de la valeur ajoutée des entretiens vidéo différés dans votre processus de recrutement.
5. La longueur de l’entretien
La bonne pratique en terme d’entretien en ligne est de ne pas dépasser les 30 minutes, tout compris. Il est donc important de bien calibrer vos questions ainsi que le temps maximum de réponse alloué par question.
Gardez à l’esprit que la préparation de l’entretien prend au candidat environ 15 minutes (le temps de tester son matériel, de se familiariser avec l’interface par l’intermédiaire de la question de test et de consulter le message ainsi que la vidéo d’introduction que vous aurez prévus pour l’accueillir). Cela vous laisse donc 15 minutes environ pour l’entretien effectif. Comment les exploiter au mieux ?
Disons que vous laissez en moyenne 1 minute de préparation et maximum 2 minutes maximum de temps de réponse par question. Dans ce scénario, vous pouvez facilement poser 6/7 questions, tout en sachant que le candidat n’utilisera pas systématiquement l’ensemble des minutes de préparation et de réponse que vous lui mettez à disposition. Si vous souhaitez poser des questions qui requièrent plus de réflexion et une réponse plus structurée, vous réduirait en toute logique le nombre total de questions à poser à vos candidats pour respecter ce créneau de 15 minutes maximum.
Pourquoi est-il si important de ne pas dépasser ce temps d’entretien recommandé ? Tout simplement parce qu’au-delà, vous risquez de décourager vos candidats. Certains (certes les moins motivés) ne souhaiteront même pas aller au bout de l’entretien. Ainsi, si vous voulez augmenter votre taux de réponse, tenez-vous en à cette règle des 30 minutes maximum.
6. Le soin apporté à l’expérience candidat
Penser un bon processus de candidature, c’est d’abord s’obliger à faire preuve d’empathie.
Comme nous l’évoquions dans notre article précédent, le meilleur moyen de savoir si votre expérience candidat est à la hauteur est de vous y soumettre vous-même ! Il est donc nécessaire d’évaluer en amont son processus de recrutement avec un oeil critique. Ci-dessous une petite checklist à laquelle soumettre votre processus de candidature afin de vous assurer qu’il soit en phase avec une expérience candidat de qualité :
- Personnalisez l’entretien vidéo différé à vos couleurs afin que le candidat soit immergé dans l’univers de votre organisation dès l’acte de candidature.
- Pensez à créer un contenu vidéo sur mesure pour l’introduction de l’entretien vidéo.
- Il est également important de personnaliser la fin de l’entretien, c’est-à-dire de choisir sur quelle page le candidat sera redirigé en fin d’entretien. S’agit-il d’une page qui lui explique l’étape suivante du processus ? Le redirigez-vous vers une une vidéo de remerciement et d’explication de la suite ? A vous de choisir !
- Préparez des questions adaptées au poste visé par l’entretien. Il ne s’agit pas d’introduire à ce stade un exercice standard qui puisse convenir pour tous les postes mais bien de se servir de cet entretien comme révélateur des soft skills nécessaires à la réussite dans le poste que vous proposez.
- L’entretien peut servir de support à la transmission d’éléments de compréhension du poste et de votre entreprise par le candidat. Vous pouvez par exemple insister sur des valeurs centrales de votre organisation ou encore le soumettre à une mise en situation.
Certes, préparer correctement cet entretien vous prendra un peu plus de temps que mettre en place un entretien standard. Toutefois, cet investissement est nécessaire à une expérience candidat de qualité et donc à un taux de réponse à la hauteur de vos espérances !
Et vous, comment faites-vous pour booster votre taux de réponse candidat dans le cadre de votre processus de recrutement ? Avez-vous digitalisé le processus ? Comment avez-vous adapté votre approche ? Partagez votre expérience avec nous !
Pour demander une démo de l’entretien vidéo différé InterviewApp, cliquez ici : http://about.itwapp.io/fr/contact/demo/
